今日で17年度も終わりです。私は法人化した後の2007年4月に助教に着任しました。間違いなく年々集中して研究に専念できないことが多くなってきたことは間違いありません。論文執筆している最中に数限りないメールが多数やってきては、添付ファイルを眺めることになり、煩雑な事務作業に時間を奪われること実に多いです。時に自分が生産性を下げる依頼をしてしまうこともあります。
例えば、ワード、エクセルファイルに記入を求める依頼が届いた場合、
受信者の対応
１．メールの本文確認に ３０秒
２．添付ファイルを開いて確認するのに １分
３．入力をする 内容にもよりますが仮に５分としましょう
４．ファイルを保存して、返信メールを作成する。 １分
５．この後受領確認のメールが必ずといっていいほど届くので、やはり見てしまって、３０秒時間を取られる。論文執筆の作業に戻るまでロス１分含めるとします。
１～５のトータルで、９分となります。1日８時間勤務だとしたら私くらいの月給だとこれで５００円くらいの労働力を無題にしたことになります。昼食代より高いんだから末恐ろしいです。
これが１日、1件とは限りません。
逆に自分が生産性を低下させる業務を依頼することを想定しましょう。
日程調整の依頼メールを出すとします。いまでは当たり前のツールですが、調整さん、ちょー助、伝助とかつかうのはあえてしないという前提です。
１．日付と、時間帯の候補を書き込む 無から作ると１０分くらいか？
２．依頼文を添えてメールを送信する ２分
３．メールが来るたびにエクセルシートに転記する。 ３分×人数分
４．受領確認のメールを返信する １分
５．エクストラ： 集まりが悪いとリマインドメールを送る。 ５分
６．エクストラ： 気分を害しながらもさらにリマインドを送る ５分
７．日程決定のメールを送る。 １分
８．さらに出欠のメールを送る。
９. 出欠についても２～６の作業を繰り返す。
３の操作だけでも３０人いたら９０分つまり授業１コマ分の無駄になります。トータルの時間を計算するのはやめましょう。自分は打ち込むのが早い！！と思っていても、実に生産性がなくことに時間とお金を費やしてしまっていることに変わりはありません。
受け取るほうもたまったものではありません。1日何件も日程調整のメールが飛び交います。その度に予定表を開いては〇を消す、都合の悪い日を消す、不親切なのは〇の入力を強要するメールもあり。。。双方とも生産性のない時間を作り続けることになります。
最近、子供とプログラミングはじめました。scratchでArduinoを制御するS4Aです。きっと無駄にはならないと信じています。
パソコンはじめたのは８５年くらいでしょうか？ファミコンが来るとばかり思っていたら、
やってきたのはMSX2のパソコン(SONY HB-F5)だった+_+、意味も分からずMSXマガジン, ベーマガのソースをひたすらキーボードから入力していたころを懐かしく思い出しました。
新年度はLAMP、office365を駆使して徹底的に事務作業の無駄を削減しようと思います。
先代研究室からの伝統のコンピュータに強い学生を育てるがモットーになっています。
LAMP環境を自ら構築できる材料系の学生を育てることもぜひ続けたいと思います。逆に情報系の学生がいきなり物質に強くなるって普通ないでしょ？
少なくとも私がかかわる仕事から少しづつです。